Contoh Laporan Prosedur Pelayanan Keagenan Kapal

 

BAB V

PEMBAHASAN

 

A.    TATAKERJA AGEN DAN PROSEDUR SEBELUM KEDATANGAN KAPAL

1.      Tata kerja agen sebelum kedatangan kapal.

PT. Tri elang jaya maritim banjarmasin menerima penunjukkan sebagai agen atas kapal tertentu dari perusahaan yang menunjuk sebagai agen atas kapa tertentu dari perusahaan yang menunjuk dalam hal ini kapal yang di ageni oleh PT. Tri elang jaya maritim. Penunjukkan ini berdasarka alasan bahwa perusahaan tersebut tidak memiliki cabang di mana kapalnya bersandar. Penunjukkan ini bertujuan agar selama kapal bersandar di pelabuhan yang dimaksud, segala kebutuhan / keperluan kapal saat bersandar di pelabuhan yang dimaksud yaitu pelabuhan Tri Sakti banjarmasin.

Sebagai agen terhadap kedatangan kapal PT. Tri Elang jaya maritim banjarmasin mempunyai tugas umum yang harus di jalankan, adapun tugas tersebut adalah sebagai berikut :

a.       Kepengurusan tentang dokumen – dokumen yang berkaitan dengan kapal datang dan kapal berangkat.

b.      Mengurus tentang segala sesuatu yang dibutuhkan kapal paa saat bersandar seperti air tawar, bahan bakar, listrik, pandu, tambat, labuh, dan lain – lain.

c.       Mengurus kebutuhan ABK (anak buah kapal)

d.      Menerima, mengurus dan menyerahkan dokumen kapal kepada syahbandar.

e.       Mengurus dan menyelesaikan administrasi dan pembayaran disbursment kapal.

f.       Mengadakan hubungan dengan instansi – instansi yang tekait untuk kedatangan dan keberangkatan kapal seperti otoritas pelabuhan / syahbandar, bea cukai, imigrasi PT. (persero) Pelabuhan indonesia, karantina, kesehatan, dll

Dalam menunjang kegiatan di pelabuhan,  peran keagenan sangat penting dan diperlukan demi kelancaran kegiatan kapal saat bersandar di pelabuhan. Pengurusan clearance in dan clearance out adalah merupakan kegiatan pokok yang ditangani oleh agen mengenai hal kedatangan kapal. Selaku agen, sebelum kapal memasuki pelabuhan, keagenan PT. Tri Elang ajaya maritime banjarmasin terlebih dahulu harus mempersiapkan dokumen – dokumen yang diperlukan untuk penanganan kapal saat akan memasuki pelabuhan, dan kemudian wajib mengurus serta menyelesaikan clearance in dengan berbagai instansi.

 

2.      Prosedur sebelum kedatangan kapal

a.       Clearance in di otoritas pelabuhan

Awalnya agen pelayaran menerima master cable dari kapten kapal bahwa kapalnya akan bersandar di pelabuhan. Lalu agen pelayaran mengirim pemberitahuan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP) secara on line kepada Bea Cukai. Setelah mendapatkan nomor RKSP serta mendapatkan manifest inward agen pelayaran wajib mengurus clearance in di otoritas pelabuhan. Adapaun dokumen – dokumen yang diperlukan untuk clearance in di otoritas pelabuhan yaitu :

1.      RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)

2.      ISSC (Internasional Ship Security Certificate)

3.      PRKK (Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal)

4.      PKKA (pemberitahuan keagenan kapal asing)

5.      Manifest (dokumen yang menerangkan tentang barang yang akan dibongkar atau di muat di pelabuhan)

6.      LKKK ( laporan kedatangan dan kebernagkatan kapal)

7.      Discharging list (daftar bongkaran)

8.      SKS (surat keterangan selesai)

Surat pemberitahuan rencana kedatangan kapal (PRKK) merupakan dokumen yang disebut clearance in. Dokumen ini diberitahukan kepada bidang LALA (Lalulintas Laut) dan kepelabuhan yang ditandatangani oleh ketua SIE, LALA (Lalulintas Laut) dan penjagaan angkatan laut.

Pengurusan clearance in dan clearance out dapat dilaksanakan bersamaan dengan kepengurusan clearance in. Ini bertujuan agar kepengurusan lebih mudah dan cepat, juga untuk menghindari kegiatan yang berulang – ulang. Tetapi dengan catatan yaitu kondisi tertentu, dimana kegiatan bongkar muat yang dilaksanakan oleh kapal kurang dari 24 jam.

b.      Meeting di TPKS (terminal peti kemas)

Agen melaksanakan meeting di TPKS 1 x 24 jam sebelum kedatangan kapal. Rapat tidak hanya dihadiri oleh satu agen perusahaan pelayaran, tetapi juga agen dari perusahaan pelayaran lain yang sama – sama akan menyandarkan kapalnya pada jadwal / hari yang sama.

Meeting di TPKS mempunyai tujuan untuk meminta ijin kepada pihak terkait guna pemakaian dermaga untuk menyandarkan kapalnya, sehingga dalam pemakaian dermaga tidak terjadi tabrakan jadwal dengan kapal dari agen lain karena sebelumnya sudah terjadwal. Meeting di TPKS juga bertujuaan untuk memutuskan berapa lama kapal akan bersandar di dermaga sesuai dengan berapa banyak barang yang akan dibongkar serta barang yang akan di muat. Kemudian agen perusahaan pelayaran memeritahukan kepada bagian Perencanaan dan pengendalian di TPKS tentang rencana mengenai kedatangan kapal. Setelah menerima informasi tersebut kemudian bagian perencanaan menggambar rencana sandar kapal (ship berthing plan / berth allocation ) di papan rencana sandar. Ini bertujuan untuk menentukan dimana posisi kapal akan disandarkan, menentukan crane mana yang akan dipakai, serta draft (kedalaman) di dermaga tidak sama antara bagian depan dan depan yang sesuai, kemudian setelah hasil gamabar disetujui oleh wakil perusahaan palayaran, kemudian para wakil dari perusahaan pelayaran tersebut menandatangani hasil dari gambar tersebut di papan untuk selanjutnya difoto copy sebagai bahan rapat di PPSA atau PT. Pelabuhan indonesia III Tri Sakti Banjarmasin.

Pada saat melakukan meeting di TPKS dokumen – dokumen yang di jadikan lampiran adalah sebagai berikut :

1.      Surat pernyataan kerja bongkar muat

Dokumen pelayanan kapal untuk persiapan kegiatan bongkar dan muat container.

2.      Permintaan pelayanan kapal dan barang (PPKB)

Dokumen permintaan pelayanan kapal dan barang khususnya penggunaan crane, angkutan truck, air bersih, bahan bakar, dan pemanduan kapal. Lampiran – lampirannya yaitu :

1.      Master cable

2.      Manifest

3.      Stowage plan

4.      Shipping order

5.      Surat ukur

6.      Surat status pelayaran

7.      CVIA

3.      Daftar dokumen penambat kapal

Merupakan dokumen yang diperlukan dalam kelancaran kapal bersandar di dermaga.

4.      Ststement of fact

Dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan pelayaran bertanggung jawab sepenuhnya terhadap muatan yang akan dibongkar dan dimuat kekapal apabila nantinya terjadi claim atas kerusakan, kehilangan ataupun kekurangan dari barang tersebut.

5.      Berita acara

Dokumen yang menerangkan bahwa di TPKS benar – benar telah dilaksanakan meeting.

c.       Meeting di PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap)

Perusahaan pelayaran mengajukan dokumen PPKB (permintaan pelayanan kapal barang) beserta lampirannya kepada divisi jasa dan kepanduan guna pelayanan kapal dan barang. Yang membedakan meeting di TPKS dengan meeting di PPSA adalah pelayanan di TPKS mengenai peng

d.      Pemberitahuan kepada imigrasi

Agen menyerahkan surat pemberitahuan kedatngan kapal kepada petugas imigrasi untuk ikut pemeriksaan di atas kapal .

e.       Pemberuitahuan kepada karantina kesehatan pelabuhan

Agen pelayaran menyerahkan surat pemberitahuan kesatangan kapal kepada petugas kesehatan untuk ikut pemeriksaan di atas kapal. Selanjutnya agen pelayaran hanya tinggal menunggu kedatangan kapalnya.

 

B.     KEGIATAN AGEN MENJELANG KEDATANGAN KAPAL

Kegiatan yang dilakukan oleh PT. Tri Elang Jaya Maritim Banjarmasin selaku agen dari perusahaan pelayaran saat kapal tiba yaitu :

1.      Agen malakukan komunikasi dan berkoordinasi dengan pihak kapal melalui radio operator yang bertujuan untuk memonitor kedatangan kapal. Kegiatan ini juga bertujuan untuk memantau apakah dalam memasuki daerah pelabuhan kapal mengalami kendala.

2.      Meninjau keadaan kapal akan bersandar, sesuai hasil meeting di TPKS dalam ship berth plan / berth allocation.

3.      Mengontrol tentang kesiapan pihak – pihak yang terkait dengan pemeriksaan di atas kapal, juga degan pihak TPKS mengenai kesiapan TKBM (Tenaga Kerja Bongkar Muat ) dan peralatan bongkar muat, karena TPKS dalam hal ini adalah selaku PBM (Peusahaan Bongkar Muat) .

4.      Selain pihak – pihak di atas, agen juga harus berkoordinasi dengan pihak pandu kapal, untuk memandu kapalnya memasuki dermaga pelabuhan.

C.    TUGAS AGEN SAAT KAPAL BERSANDAR DI DERMAGA

Pada saat kapal akan merapat di dermaga, perhitungan seorang agen sangat dibutuhkan. Yaitu dalam menghitung jarak yang tepat antara posisi palka kapal dengan jarak posisi crane, ini bertujuan untukmemudahkan proses bongkar muat container.

Selanjutnya bersama pihak – pihak yang terkait yaitu, imigrasi, karantina kesehatan pelabuhan, agen naik ke kapal. Bendera kuning di kibarkan selama kapal masih dalam pemeriksaan. Agen kemudia mengambil dokumen – dokumen kapal untuk proses pengurusan clearance. Dokumen – dokumen tersebut disusulkan untuk mendukung clearance in dan clearance out, dikarenakan kegiatan bongkar muatnya kurang dari 24 jam.

Selain itu agen pelayaran juga melaporkan kelengkapan dan masih berlaku atau tidaknya sertifikat kapal yang dimiliki oleh kapal tersebut yaitu direkap dalam memorandum surat – surat kapal yang nantinya ditandatangani oleh kapten kapal selaku pembuat memorandum tersebut. Setelah ditandatangani kemudian memorandum tersebut dibawaoleh agen untuk clearance out di Port Autority untuk diperiksa. Adapaun sertifikat yang tercantum dalam memorandum tersebut adalah :

1.      Last port clearance (Clearance pelabuhan sebelumnya)

2.      Certificate of registry (sertifikat kebangsaan kapal)

3.      Crew list (daftar ABK)

4.      International Ship Security Certificate (sertifikat keamanan kapal)

5.      Cargo Ship Safety Radio Certificate (sertifikat keamanan radio)

6.      Cargo Ship Safety Construction Certificate (sertifikat kemanan bangunan kapal)

7.      International Air Prevention Certificate (sertifikat bebas polusi udara)

8.      Cargo Ship Safety Equipment Certificate (sertifikat keamanan perlengkapan)

9.      International Load Lines Certificate (sertifikat lambung timbul)

10.  International oil pollution prevention certificate (sertifikat bebas polusi minyak)

11.  Certificate of classification (sertifikat klasisfikasi kapal)

12.  Document Of Compliance (dokumen penyesuaian manajemen keselamatan)

13.  International Tonnage Certificate (surat ukur)

14.  Minimum Safe Manning Certificate (sertificate keamanan ABK )

15.  Ship Sanitation Control Xemption Certificate (sertifikat bebas tindakan sanitasi kapal)

Selain mengambil dokumen – dokumen  kapal untuk kebutuhan xlearance, agen juga memberikan general stowage plan kepada operator crane, tally, dan juga kepada chief officer, general stowage plan berisi tentang gambar posisi.

 

D.    TUGAS PIHAK YANG TERKAIT SETELAH KAPAL BERSANDAR.

Pihak – pihak yang terkait juga memiliki tugas masing – masing selama kapal bersandar di pelabuhan. Adapun tugas dari masing – masing pihak yaitu :

1.      Direktorat Jendral Bea Dan Cukai

Tugas direktorat jendral bea dan cukai selama kapal bersandar yaitu :

a.       Menerbitkan in ward manifest sebelum kapal tiba, dokumen ini berisikan daftar nama barang yang akan di bongkar, di lampiri dengan manifest barang yang akan di bongkar.

b.      Menerima lembaran pemeriksaan kapal dari agen, lembaran ini sudah diisi oleh kapten kapal, lembaran tersebut adalah:

1.      Rekap Bongkar Muat

jumlah banyaknya barang yang dibongkar dan di muat

2.      Surat Pernyataan (statement letter)

Surat yang berisi pernyataan master kapal tentang keadaan kapal beserta brang yang di bongkar dan di muat.

3.      Surat Pernyataan (declaration)

Pernyataan yang berisi bahwa kapa sudah diperiksa.

4.      Pabean Urusan Laut (customs marine)

Berisi barang dalam kapal, data kapal, dan agen kapal.

5.      Arrival Particular

Berisi data – data kondisi kapal pada waktu tiba di pelabuhan.

c.       Bea cukai menerima beberapa lembaran surat sebagai keterangan pelengkap dari agen yang telah ditanda tangani kapten kapal, yaitu :

1.      Ship Store Declaration

Pernyataan tentang jenis – jenis barang yang tersimpan di dalam kapal dan jumlahnya.

2.      IMO crew effects declaration

Benda – benda yang dimiliki oleh kapten kapal dan anak buahnya.

3.      Nil List

Berisi hal yang tidak terdapat di kapalnya.

4.      Ports of call

Menerangkan pelabuhan – pelabuhan yang telah disinggahi dan akan disinggahi.

5.      Menerangkan jumlah dan nama ABK. serta tanggal lahir dan asal negaranya.

2.      PT. (persero) pelabuhan indonesia III banjarmasin

PT. (persero) pelabuha indonesia III tri sakti bertugas menyediakan dermaga, lapangan penimbunan barang, serta jasa pandu untuk kapal pada saat akan bersandar di dermaga pelabuhan Tri Sakti banjarmasin, setelah menerima PPKB.

3.      Karantina kesehatan pelabuhan

Tugas dari karantina kesehatan pelabuhan setelah kapal bersandar di pelabuhan adalah :

a.       Meminta bukti clearance dari pelabuhan sebelumnya.

b.      Mencegah timbul dan penyebaran penyakit, bila timbul penyakit mana pihak karantina wajib melakukan penanggulangan, karantina dilakukan apabila pengobatan penyakit tidak bisa ditangani.

c.       Mengecek dokumen – dokumen yang terkait dengan kesehatan kapal, seperti maritim declaration of health.

4.      Imigrasi pelabuhan

Tugas dari imigrasi pelabuhan setelah kapal bersandar di pelabuhan adalah :

a.       Mencegah masuknya imigran gelap yang masuk ke wilayah indonesia.

b.      Memeriksa imigration clearance dari pelabuhan sebelumnya.

c.       Memeriksa dokumen – dokumen yang berhubungan dengan keimigrasian seperti daftar anak buah kapal, paspor, daftar penumpang (bila ada)

d.      Menegluarkan pass jalan (short pass) untuk crew kapal.

5.      Port Autority

Tugas dari Port Autority setelah kapal sandar di pelabuhan adalah :

a.       Mengawasi dan menjaga keselamatan kapal selama berada di pelabuhan

b.      Menerima dan memeriksa dokumen – dokumen kapal yang diterima dari agen perusahaan pelayaran yang digunakan untuk keperluan clearance in dan clearance out.

6.      Kesatuan Penjaga Laut Dan Pantai

Tugas KPLP yaitu :

a.       Menjaga dan memantau barang – barang muatan yang tergolong berbahaya (danger cargo)

b.      Dibawah kendali administrator pelabuhan menjaga wilayah pelabuhan baik wilayah daratan maupun perairan.

7.      Kesatuan Pelaksana Pengamanan Pelabuhan (KPPP)

Dibawah wewenang ADPEL dan administratif di bawah POLTABES, instansi KPPP menangani keamanan dan ketertiban umum di dalam daerah keja pelabuhan.

Selanjutnya setelah instansi – instansi terkait yang bertugas memeriksa kapal (imigrasi, karantina kesehatan pelabuhan) bersama agen perusahaan pelayaran selesai melaksanakan pemeriksaan di kapal dan menyatakan bahwa kapal tidak memiliki masalah, instansi terkait turun meninggalkan kapal. Sedangkan stevedoor dari PBM (perusahaan bongkat muat) naik ke kapal untuk melaksanakan tugas – tugasnya.

 

E.     PROSEDUR DAN TATA KERJA AGEN TERHADAP KEBERANGKATAN KAPAL

Sebelum Kapal Meninggalkan Pelabuhan, maka kapal harus menyelesaikan formalitasnya terlebih dahulu kepada instansi – instansi yang bersangkutan agar diberi ijin untuk meninggalkan pelabuhan dan belayar menuju pelabuhan pendaftaran berikutnya.

Adapun tugas agen terhadap keberangkatan kapal adalah :

1.      Mengambil dan menyerahkan dokumen  - dokumen kapal keada pihak kapal yang disimpan oleh syahbandar.

2.      Mengurus segala sesuatu untuk clearance out pelabuhan

3.      Menyelesaikan administrasi pelabuhan baik itu kapal pandu keluar maupun untuk administrasi jasa pelabuhan

4.      Memberi pelayanan terakhir terhadap keperluan kapal dan awak kapal yang diageni.

5.      Menghubungi instansi – instansi terkait yang berhubungan dengan keberangkatan kapal.

Selain agen, pihak – pihak yang terkait juga memiliki tugas masing – masing untuk penyelesaian dokumen terhadap keberangkatan kapal (clearance out)

F.     TUGAS PIHAK YANG TERKAIT TERHADAP KEBERANGKATAN KAPAL

1.      Kantor kesehatan (Karantina) pelabuhan Tri Sakti Banjarmasin

Menerima permohonan keberangkatan kapal yang didalam tercantum mengenai tanggal, jam keberangkatan dan pelabuhan tujuan kapal serta keterangan apakah kapal dalam keadaan terisi muatan atau kosong, kemudian kantor kesehatan pelabuhan mengeluarkan Port Health Clearance. Apabila kapal membawa muatan hewan, maka pihak karantina mengeluarkan sertifikat kesehatan untuk hewan – hewan yang di bawa. Sertifikat ini harus di teruskan ke syahbandar sebagai clearance dari karantina hewan.

Adapun dokumen yang di lampiri untuk clearance out di kantor kesehatan, meliputi :

a.       Health book (buku kesehatan)

b.      Maritime declaration

c.       Port of call

d.      Crew list

2.      Adpel / syahbandar

Petugas syahbandar akan melakukan clearance out kapal yang meliputi :

a.       Pemeriksaan dokumen – dokumen kapal dan surat – surat penting lainnya dari ABK.

b.      Mengecek ulang kwitansi – kwitansi pembayaran.

c.       Memeriksa isi surat pernyataan keberangkatan kapal dan surat pemberitahuan awal kedatangan keamanan kapal yang di tanda tangani kapten kapal.

d.      Meneliti clearance dari instansi – instansi yang berwenang lainnya seperti :

1.      Clearance dari imigrasi

2.      Clearance dari karantina kesehatan

3.      Clearance dari adpel di bidang LALA (lembar CO) beserta lampiran – lampiran pendukungnya.

Apabila semua clearance telah di ajukan pada instansi – instansi yang berwenang dan dinyatakan telah memenuhi syarat oleh syahbandar, maka dibuatlah surat ijin berlayar (SIB). Sambil menunggu pengajuan permohonan keluar pelabuhan, maka agen PT. Tri Elang Jaya Maritim Agency Banjarmasin mengajukan permohonan untuk pandu keluar, dimna surat izin berlayar ini berlaku 24 jam.

e.       Dokumen – dokumen yang di lampirkan untukmendapatkan SIB meliputi :

1.      Heatlh Book (Buku Kesehatan)

2.      Ast port Clearance (SIB pelabuhan Asal)

3.      Crew List (Daftar ABK)

4.      Lembar keterangan selesai (CO) dari ADPEL kabid LALA (lalu lintas laut)

5.      Clearance dari imigrasi setempat

6.      Clearance dari karantina setempat

 

3) PT. (persero) Pelabuhan III banjarmasin

Menerima surat model IA untuk divisi uasaha yang di lampiri surat ijin berlayar (SIB) Tugas PT (persero) pelabuhan indonesia III banjarmasin yang terakhir adalah :

a.       Menerima pedoman pandu yang sesuai dengan ketentuan dan petunjuk berdasarkan menteri perhubungan.

b.       Mengadakan pemanduan kapal dari tempat bertambat sampai keluar daerah pelabuhan. Sebelum itu pandu menyatakan pemeriksaan mengenai :

1.      Lambung timbul kapal

2.      Layak laut

3.      Muatan kapal

4.      Kemungkinan adanya pelanggaran – pelanggaran terhadap peraturan pelabuhan

Apabila menjumpai hal – hal yang membahayakan terhadap keselamatan kapal dan adanya pelanggaran terhadap peraturan, diharuskan segera melapor ke syahbandar diserahkan kembali kepada nakhoda kapal dan pemanduan telah siap pula untuk memandu kapal keluar pelabuhan.

 

G.    PROSEDUR DAN TUGAS AGEN SETELAH KEBERANGKATAN KAPAL

Setelah kapal selesai melaksanakan kegiatan bongkar muat dan telah melaksanakan seluruh clearance out serta mendapatkan SIB, maka kapal langsung dapat meninggalkan pelabuhan, kemudian pihak agen pelayaran membuat departure ship’s condition yang menerangkan kondisi kapal pada waktu kapal berangkat di pelabuhan tujuan. Disamping itu, agen pelayaran juga membuat laporan kepada pihak – pihak lain meliputi :

1.      Membuat departure condition untuk next port (pelabuhan selanjutnya)

2.      Membuat TDR (terminal departure report)

3.      Membuat LKKK (laporan kegiatan kedatangan dan keberangkatan kapal)

4.      Membuat laporan realisasi kegiatan kapal di pelabuhan kepada PT. (persero) pelabuhan indonesia III

 

H.    PENGURUSAN BIAYA ADMINISTRSI OLEH AGEN SETELAH KEBERANGKATAN KAPAL

Selain membuat laporan kepada pihak – pihak di atas, agen juga wajib meyelesaikan biaya administrasi kepada pihak – pihak yang terkait, antara lain yaitu :

1.      Pembayaran uang rambu / uang sarana bantu navigasi kepada ADPEL / syahbandar

2.      Pembayaran pelayanan jasa kapal dan barang kepada PT, persero pelabuhan indonesia III banjarmasin

3.      Pembayaran jasa pemanduan, penundaan, penambatan kepada PT. (persero) pelabuhan III banjarmasin

4.      Pembayaran jasa penerbitan In ward dan Out ward manifest kepada Bea Cukai.