Laporan Prosedur pengurusan Sertifikat Kapal Baru Tongkang

PROSEDUR PENGURUSAN SERTIFIKAT KAPAL BARU TONGKANG

PADA PERUSAHAAN PELAYARAN

Oleh :

Alfin Dwi Cahyani

AKADEMI KETATALKSANAAN PELAYARAN NIAGA “BAHTERA”

  YOGYAKARTA

PEMBAHASAN

A.    Prosedur Pengurusan Sertifikat Kapal Baru Tongkang

Dalam prosedur pengurusan Sertifikat kapal Tongkang baru hal perlu diketahui yakni :

1.      Pengesahan Gambar

Pengesahan gambar adalah gambar bangunan kapal dari galangan kapal dikirim ke Direktorat Jendral Perhubungan Laut Ub. Kepala Sub Diektorat Kelaikan Kapal di Jakarta untuk mendapatkan pengesahan.

Dalam pengesahan gambar pertama pihak galangan kapal akan mengirimkan 3 set gambar kepada kantor agen yang ditunjuk. Dalam gambar tersebut berisikan desain dari kapal yang akan diurus sertifikatnya yaitu kapal tongkang. Dimana dalam gambar tersebut terdapat beberapa lampiran diantaranya:

a.)    General Arrangement              3 set

b.)    Lines Plan                               3 set

c.)    Deck and Bottom Plan           3 set

d.)   Shell Expansion                      3 set

e.)    Profile                                     3 set

f.)     Transversal Section                 3 set

 Selain berisikan gambar konstruksi kapal juga dilampirkan surat permohonan yang harus ditujukan kepada Dirjen Perhubungan Laut (asli) dan surat permohonan pengantar pengesahan gambar ke kantor pelabuhan batam (asli) dari perusahaan galangan kapal untuk mendapatkan surat pengesahan gambar dari kantor kantor pelabuhan batam. Untuk proses pelaksanaannya yakni agen mengajukan Surat Permohonan Pengantar pengesahan gambar ke kantor pelabuhan batam dengan tujuan agar dapat memperoleh surat pengesahan dari kantor pelabuhan. Dimana berkas yang harus dipersiapkan dalam mengajukan surat permohonan pengangantar pengesahan gambar adalah :

a.)    Surat Permohonan Pengantar Pengesahan Gambar

b.)    Gambar Bangunan Kapal baru Tongkang                   1 set

Dan setelah semua berkas yang dilampirkan lengkap maka, berkas tersebut langsung dimasukkan di bagian administrasi untuk dimintakan disposisi. Disposisi akan keluar dan ditujukan ke kasie 3 yakni kasie keselamatan kapal. Kemudian Kasie Keselamatan kapal mendisposisikan kembali ke staffnya dan staffnya akan mengetikan surat pengantar pengesahan gambar. Surat pengesahan gambar dimasukkan ke Kasie Keselamatan Kapal untuk mendapatkan paraf. Pengantar pengesahan gambar akan kembali lagi ke bagian administrasi pelabuhan dan akan dimasukkan kembali ke Kepala Bidang Kesyahbandaran untuk ditanda tangani. Setelah keluar permohonan pengesahan gambar selanjutnya akan di Stempel dan dimintakan nomor.

Setelah mendapatkan surat pengesahan gambar dari kantor pelabuhan laut Batam selanjutnya gambar berserta suratnya akan dikirimkan lagi ke kantor Dirjen Perhubungan Laut di Jakarta untuk mendapatkan persetujuan dari Dirjen Perhubungan Laut. Adapun proses ke Direktorat Jenderal Perhubungan Laut yaitu sebagai berikut :

a.)    Agen akan menunjuk satu orang kepercayaan yang akan membantu dalam proses pengurusan sertifikat selama di Jakarta. Namun tidak hanya itu saja, melainkan ada beberapa persyaratan yang harus disiapkan oleh agen di dalam pengurusan sertifikat tersebut yakni :

(a.)  Permohonan Pengesahan Gambar dari Galangan

(b.) Pengantar Pengesahan Gambar dari kantor Pelabuhan Laut Batam

(c.)  Gambar bangunan Kapal 3 (Set)

Dimana semua persyaratan tersebut dijadikan dalam satu map dan langsung dikirim ke PT. Hasnur Internasional Shipping untuk selanjutnya di ajukan ke Direktorat Jenderal Perhubungan Laut.

Untuk proses pengurusan sertifikat kapal baru di Direktorat Jenderal Perhubungan laut berlangsung selama 2 minggu. Alasannya karena pihak dari Direktorat Jenderal Perhubungan Laut akan mengecek semua berkas beserta dengan gambarnya dan setelah itu barulah di syahkan gambar dan dilampirkan surat pengesahan dari Direktorat Jenderal Perhubungan Laut.

Setelah semua selesai di koreksi dan disyahkan maka gambar beserta surat pengesahan gambar selanjutnya akan dikirim kembali ke agen. Agen akan menerima pengesahan gambar dari Jakarta yang terdiri dari :

(a.)  Pengesahan Gambar                                              2 Set

(b.) Gambar yang sudah disyahkan                 2 Set

Penanganannya yakni agen akan memisahkan atau mengeset ulang gambar, dimana berisikan :

(a.)  1 Sheet gambar berserta surat pengesahan gambar (asli) akan dikirimkan ke galangan.

(b.) 1 sheet gambar beserta Surat Pengesahan Gambar (asli) akan disimpan di agen untuk diserahkan kepada Juru Ukur dari Syahbandar pada saat nanti proses pengukuran kapal.

2.      Peletakan Lunas

Peletakan Lunas adalah peletakan baja pertama sebelum proses pembuatan kapal. Adapun prosesnya peletakan lunas kapal tersebut sebagai berikut :

1.)    Pihak galangan akan mengirimkan berkas kepada agen. Dimana dalam berkas tersebut berisikan :

(a.)  Permohonan Peletakan Lunas

(b.) Berita Acara Peletakan Lunas                               3 set

Berita acara peletakan lunas sudah ditanda tangani oleh pihak galangan dan Surveyor Kelas bila kapal sudah dikelaskan. Sementara itu untuk proses di agen :

(a.)  Agen akan mengajukan permohonan dan berita acara peletakan lunas kebagian administrasi untuk di disposisi.

(b.) Disposisi masuk ke Kepala Bidang Syahbandar bersamaan ditanda tanganinya berita acara peletakan Lunas.

(c.)  Setalah berita acara peletakan lunas ditanda tangani oleh Kepala Bidang Kesyahbandaran akan diserahkan kembali ke Galangan.

Kemudian semua berkas dikirim kembali ke galangan maka, pihak galangan akan melakukan pengecekan terhadap dokumen yang dikirim. Dimana dokumen yang dikirim tersebut terdiri dari :

(a.)  Berita Acara Peletakan Lunas (asli)                      2 set

(b.) Akan disimpan di agen untuk dijakdikan sebagai arsip.

3.      Pengukuran dan Pemeriksaan Pertama

Pengukuran Kapal adalah proses pengukuran kapal yang dilakukan oleh Juru Ukur dari Syahbandar untuk mengetahui panjang, lebar, Tinggi, dan LOA dari kapal tersebut. Sedangkan untuk Pemeriksaan Pertama adalah proses pemeriksaan kelengkapan kapal termasuk alat keselamatan yang ada di atas kapal dalam hal standar kelayakan kapal.

Selain itu pula ada juga Juru Ukur kapal. Dimana Juru Ukur kapal adalah seorang pejabat pemerintah yang ditunjuk oleh Direktur Jenderal dan diberi wewenang untuk pelaksanaan pengukuran kapal.

a.)    Pihak Galangan

Pihak galangan akan mengirinkan :

(a.)  Permohonan Pengukuran dan Pemeriksaan Kapal kepada Kantor Pelabuhan Laut di Batam.

Dimana permohonan tersebut akan diurus oleh agen yang menangani kapal tersebut.

b.)    Proses Di Agen

(a.)  Agen akan mengajukan permohonan pengukuran dan pemeriksaan kapal ke bagian administrasi untuk mendapatkan disposisi.

(b.) Surat permohonan dan disposisi akan masuk ke Kepala Bidang Kesyahbandaran dan akan memberi disposisi ke Kasie 3 dan 4 yakni Kasie Keselamatan Kapal dan Kasie Status Hukum dan Kepelautan.

(c.)  Kasie Keselamatan akan menunjuk 1 orang marine deck.

(d.) Kasie Status Hukum Kapal dan Kepelautan akan menunjuk 1 orang juru ukur.

c.)    Pelaksanaan Pengukuran dan Pemeriksaan

Pengukuran dan Pemeriksaan dilakukan oleh 1 orang juru ukur dan 1 orang untuk marine deck. Pengukuran dan Pemeriksaan dilakukan oleh beberapa petugas dari Syahbandar di damping oleh 1 atau 2 orang dari pihak galangan tempat pembuatan kapal tersebut.

            4. Penerbitan Sertifikat

            a.) Pihak Galangan.

                        Pihak galangan akan mengirimkan :

(a.)  Permohonan Peluncuran Kapal.

(b.) Berita Acara Peluncuran Kapal                                   3 set

(c.)  Builder’s Certificate

Builder’s Certificate adalah sertifikat yang menerangkan tempat dibangunnya kapal, yang di dalamnya berisikan Nama Galangan, Nama Kapal, Nama Pemilik, Tahun Pembuatan, Merk Mesin, dan Ukuran Kapal dari teknisi perkapalan di Galangan bahan pembuatan.

Yang perlu dipersiapkan dalam proses penerbitan sertifikat kapal adalah sebagai berikut.

(a.)  1 Map Kantong (Juru Ukur )

(1.) Gambar yang sudah disyahkan 1                                1 set

(2.) Pengesahan Gambar                                        Copy

(3.) Disposisi                                                                      Copy

(4.) Berita Acara Peletakan Lunas                         Copy

(5.) Berita Acara Peluncuran                                             Copy

(6.) Builder’s Certificate                                       Copy

(b.) Marine Deck ( Tongkang)

(1.) Disposisi                                                                      Copy

(2.) Berita Acara Pelatakan Lunas                         Copy

(3.) Berita Acara Peluncuran                                             Copy

(4.) Builder’s Certificate                                       Copy

(5.) Laporan Pemeriksaan Tongkang                                 Copy

(6.) Data Tongkang                                                           Copy

Dalam proses penerbitan sertifikat kapal baru sebelum kapal mendapatkan Sertifikat maka terlebih dahulu kapal akan memperoleh sertifikat model E atau sertifikat sementara. Adapun urutannya yakni sebagai berikut.

a.)    Surat Ijin Model E

Surat Ijin Model E adalah surat ijin yang dikeluarkan oleh syahbandar setempat digunakan sebagai pengganti surat laut. Surat ini berlaku selama 3, dalam waktu 3 bulan tersebut owner atau agen wajib mengurus surat laut.

b.)    Surat Ukur Internasional (1969) Sementara (Juru Ukur)

Surat Ukur Internasional (1969) Sementara adalah Surat kapal yang memuat ukuran dan tonase kapal berdasarkan hasil pengukuran.

c.)    Tonase Kapal adalah volume kapal yang dinyatakan dalam tonase kotor atau Gross Tonnage (GT) dan Tonase Bersih atau Net Tonnage (NT).

Proses Penerbitan Penerbitan Sertifikat.

Agen akan mengajukan 1 set data dan lampiran yang sudah di set dalam 1 map kantong kepada Juru Ukur dan Juru Ukur akan mengetikkan :

(a.)  Surat Ijin Model E

(b.) Surat Ukur Internasional (1969) Sementara.

Setelah Juru Ukur mengetikkan Surat Ukur Model E dan Surat Ukur Internasional (1969) Sementara maka selanjutnya agen wajib membayar PUP (Penerimaan Uang Perkapalan) di masing-masing sertifikat tersebut. PUP (Penerimaan Uang Perkapalan) juga di ketikkan oleh Juru Ukur dan akan langsung di bayar oleh agen ke bagian keuangan. PUP (Penerimaan Uang Perkapalan) terdiri atas 5 lembar kertas carbon, dimana 3 lembar untuk bagian keuangan dan 2 lembar (kuning dan putih) akan dikembalikan ke agen beserta no PUP (Penerimaan Uang Perkapalan). Lembar warna kuning akan diserahkan kembali kepada Juru Ukur untuk arsip dan pengetikan No. PUP (Penerimaan Uang Perkapalan) di masing-masing sertifikat dan lembar warna putih akan diserahkan ke kantor agen untuk bukti pembayaran.

            Setelah No. PUP diketik di dalam masing-masing sertifikat, maka selanjutnya sertifikat di copy menjadi 1 set dan akan diberikan kepada agen. Agen akan mengajukan kembali Surat Ijin Model E dan Surat Ukur Internasional (1969) sementara kepada Kasie Status Hukum Kapal dan Kepalutan untuk dimintakan paraf pada masing-masing sertifikat yang telah di copy. Setelah mendapat paraf pada setiap sertifikat yang di copy, agen akan mengajukan kembali sertifikat tersebut kepada Bidang Kesyahbandaran untuk ditanda tangani dan setelah itu akan kembali ke Bagian Administrasi untuk dimintakan Nomor Surat dan Cap (Stempel).

d.)   Sertifikat Konstruksi Kapal Barang

1.)    Marine Deck

Agen akan menyerahkan 1 set lampiran yang sudah diset dalam 1 map. Kemudian Marine Deck akan mengisi laporan pemeriksaan kapal tongkang. Agen akan kembali mengeset dalam 1 map :

(a.)  Disposisi

(b.) Surat Ijin Model E                                                  Copy

(c.)  Surat Ukur Internasional                                        Copy

(d.) Berita Acara Peletakan Lunas

(e.)  Berita Acara Peluncuran

(f.)  Builder’s Certificate

(g.) Laporan Pemeriksaan Tongkang

Setelah semua diset dalam 1 map, agen kembali akan mengajukan map tersebut ke bagian Staff Kasie Keselamatan Kapal dan Staff Kasie Keselamatan Kapal akan mengetikkan :

(a.)  Sertifikat Keselamatan Konstruksi

Staff Kasie Keselamatan Kapal juga akan mengetikan PUP yang harus di bayar untuk sertifikat tersebut dalam 1 lembar PUP. PUP langsung di bayar di Staff Kasie tersebut. Kemudian Staff akan kembali menyerahkan kepada agen 1 map dokumen yang berisi :

(a.)  Sertifikat Keselamatan Konstruksi                               Asli dan Copy

(b.) Laporan Pemeriksaan Tongkang                                  Asli

(c.)  Bukti Pembayaran PUP (Penerimaan Uang Perkapalan)

Semua sertifikat yang diterima akan dicek kembali oleh agen untuk memastikan bahwa data yang tertulis dalam sertifikat tersebut tidak ada kesalahan. Setelah semuanya selasai dicek dan tidak ada data yang salah, maka agen akan kembali mengajukan 1 map tersebut ke Kasie Keselamatan Pelayaran untuk dimintakan paraf pada masing-masing copy-an sertifikat dan menandatangani :

(a.)  Laporan Pemeriksaan Tongkang

Kasie Keselamatan Pelayaran akan kembali menyerahkan 1 map sertifikat tersebut ke pihak agen. Dimana pihak agen akan kembali mengajukan sertifikat tersebut ke Kepala Bidang Kesyahbandaran untuk dimintakan tanda tangan dan setelah itu akan kembali ke Bagian Administrasi untuk dimintakan No. Sertifikat dan Cap (Stempel).

 5. Pengantar Konstruksi dan SNPP

Surat Pengantar Konstruksi adalah Surat Pengantar yang diterbitkan oleh Kantor Pelabuhan Laut Batam yang ditujukan ke Direktorat Jenderal Perhubungan di Jakarta.

a.)    Prosesnya.

Agen akan mempersiapkan :

a)      Permohonan Surat Pengantar Sertifikat Konstruksi

Agen akan mengajukan permohonan tersebut kepada bagian administrasi kantor untuk dimintakan disposisi. Disposisi akan masuk ke ruang Kepala Bidang Kesyahbandaran dan Kepala Bidang akan mendisposisikan permohonan tersebut ke Kasie 3 yakni Kasie Keselamatan Berlayar. Dimana Kasie 3 akan kembali mendisposisikan permohonan tersebut ke staffnya, dan staffnya akan mengetikkan

b)      Surat Pengantar Konstruksi                                  2 set

Selanjutnya Surat Permohonan akan kembali diserahkan kepada Agen. Dimana agen akan mengeceknya dan kemudian akan kembali dimasukkan ke Kasie 3 untuk dimintakan paraf. Setelah mendapat paraf, surat pengantar akan kembali dimasukkan ke Kadid. Kesyahbandaran untuk dimintakan tanda tangan. Setelah mendapat tanda tangan Surat Pengantar diserahkan ke bidang administrasi pelabuhan untuk dimintakan Nomor Surat. Surat Pengantar 1 set untuk diberikan kepada Agen dan 1 set lagi akan ditinggal untuk arsip Kantor Pelabuhan Laut Batam.

            6. Daftar Ukur (DU) dan Surat Ukur Permanent

Daftar Ukur (DU) adalah daftar yang memuat perhitungan tonnase kapal. Daftar Ukur ini akan digunakan sebagai dasar ukuran penerbitan Surat Ukur Permanent.

a.)    Prosesnya.

Daftar Ukur akan diberikan oleh Juru Ukur beberapa hari setelah penerbitan Surat Ijin Model E (sementara) dan Surat Ukur Internasional (1969) Sementara. Juru Ukur akan memberikan Surat Pengantar Daftar Ukur (asli) dan 2 Daftar Ukur asli ( bisa asli 1 dan 1 lagi copy). Setelah Agen menerima Daftar Ukur, agen akan melengkapi masing-masing Daftar Ukur sebelum di kirim ke Jakarta.

Adapun persyaratannya yaitu :

(a.)  Surat Ukur Internasional (1969) sementara + Model E  Copy disposisi

(b.) Berita Acara Peletakan Lunas                                          Copy

(c.)  Berita Acara Peluncuran                                                  Copy

(d.) Builder’s Certificate                                                        Copy

(e.)  Pengesahan Gambar dari Jakarta                                     Copy

Lampiran tersebut akan diset menjadi 1 bendel dengan Daftar Ukur dan setelah itu dijilid, kemudian akan dikirim ke Jakarta. Adapun isi dari lampiran tersebut adalah :

(a.)  Surat Pengantar Daftar Ukur dari Kantor Pelabuhan Batam

(b.) Daftar Ukur

(c.)  Gambar : General Arrangement

(d.) Berita Acara Serah Terima Kapal

(e.)  Kontrak Jual Beli

(f.)  Tanda Terima

Daftar Ukur akan dikoreksi oleh petugas dan akan diberikan nomor pengesahan yang terletak dipojok kiri bawah pada lembar pertama Daftar Ukur. Setelah dikoreksi akan kembali dikirim ke Agen. Adapun lampiran yang dikirimkan kembali kepada agen yaitu :

(a.)  Daftar Ukur yang sudah di koreksi

Maksudnya Daftar Ukur yang sudah dikoreksi adalah

(1.) No. Pendaftaran

(2.) Nama Kapal

(3.) Tempat Pendaftaran Kapal

(4.) Tanggal Peletakan Lunas

(5.) Panjang X Lebar X Tinggi

(6.) Gross Tonnage

(7.) Net Tonnage

(8.) L.O.A

(9.) Ruang-ruang yang termasuk dalam tonnage

Dan hasil koreksi itulah yang nantinya akan dipakai untuk proses penerbitan Surat Ukur Internasional (1969).

(b.) Pengesahan Daftar Ukur

Setelah Daftar Ukur sampai dipihak agen, Daftar Ukur dan Pengesahan Daftar Ukur akan di copy, namun hanya halaman depannya saja. Copyan itu digunakan untuk arsip dan proses pengecasan. Agen akan mengajukan Daftar Ukur dan Pengesahan Daftar Ukur kepada Juru Ukur, setelah itu Juru Ukur akan mengetikkan Surat Ukur Internasional (1969) Permanent dan Penerimaan Uang Perkapalan (PUP). Agen wajib membayar PUP di bagian Keuangan Kantor Pelabuhan. Setelah agen membayar PUP dan mendapat nomor, maka Juru Ukur akan mengetikkan No. PUP di dalam Surat Ukur Internasional (1969) Permanent dan setelah itu Surat Ukur Internasional (1969) Permanent akan diserahkan kepada agen dan agen akan mengajukan Surat Ukur tersebut ke Kasie Status Hukum Kapal dan Kepelautan untuk dimintakan paraf. Dan kemudian akan kembali dimasukkan ke Kepala Bidang Kesyahbandaran untuk dimintakan tanda tangan dan akan kembali ke Kasie Status Hukum Kapal dan Kepelautan untuk dimintakan cap (stempel).

           7. Surat Laut dan Konstruksi

Surat Laut dan Konstruksi kapal barang ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut Jakarta. Dalam pengurusan sertifikat ini pihak agen akan dibantu oleh salah satu orang kepercayaan yang ada di Jakarta, agen akan mengirimkan data :

a.)    Surat Laut.

Didalam Surat Laut terlampir :

(1.) Surat Kuasa                                                           Asli

(2.) Permohonan Penerbitan Surat Laut dari Owner   Asli

(3.) KTP                                                                       Copy

(4.) Surat Ukur Internasional Permanent                     Copy

(5.) Berita Acara Serah Terima                                    Copy

(6.) Kontrak                                                                 Copy

(7.) Gross Akta (+ Halaman Tambahan)                     Copy

(8.) DU yang sudah disyahkan + Pengesahan DU      Copy

Semua data diatas beserta dengan tanda terima akan dikirim ke Jakarta. Pihak Jakarta yakni Direktorat Jenderal Perhubungan Laut akan mengoreksi dan akan menerbitkan Surat Laut.

b.)    Konstruksi Kapal Barang

Adapun berkas yang terlampir di dalam Konstruksi Kapal Barang adalah sebagai berikut.

(1.) Permohonan Sertifikat Keselamatan dari Owner             Asli

(2.) Surat Pengantar Penerbitan Sertifikat Konstruksi                        Asli

(3.) Laporan Pemeriksaan Tongkang                                       Asli

(4.) Gross Akta + (Halaman Tambahan)                                 Copy

(5.) Surat Ukur Permanent                                                      Copy

(6.) Kontrak                                                                             Copy

(7.) Berita Acara Serah Terima                                                Copy

Semua data beserta dengan tanda terima akan dikirim ke Jakarta untuk selanjutnya diproses guna pengurusan Sertifikat Keselamatan Konstruksi Kapal Barang yang berlaku selama 6 bulan.

            8. Gross Akta

        Gross Akta sama artinya dengan Pendaftaran Kapal. Dimana kapal dapat di daftarkan dimana saja, bila kapal di bangun di Batam untuk proses Pendaftaran Kapalnya tidak harus dilakukan di Batam pula. Namun bisa saja dilakukan di tempat lain atau di pelabuhan mana saja sesuai dengan permintaan dari owner (Pemilik Kapal).

Yang perlu dipersiapkan dalam proses pengurusan Gross Akta atau Pendaftaran Kapal yaitu :

(a.)  Permohonan Dari Owner (Pemilik Kapal)

(b.) Surat Kuasa

(c.)  Surat Ukur Sementara/Permanent

(d.) Berita Acara Peletakan Lunas

(e.)  Peluncuran

(f.)  Builder’s Certificate

(g.) KTP Pemilik dan Yang di Kuasakan                          Copy

(h.) Keputusan Menteri Hukum dan HAM                                   Copy

(i.)   Akta Pendirian

Jalan atau proses dalam Pengurusan Gross Akta yakni, permohonan dimasukkan ke bagian Administrasi untuk dimintakan lembar disposisi. Selanjutnya lembar disposisi akan masuk ke Kabid. Syahbandar dan akan di disposisi ke Kasie 4 Kasie Hukum Kapal dan Kepelautan. Setelah itu Kasie 4 akan mengecek kelengkapannya dan setelah lengkap akan kembali di disposisi ke Staffnya untuk selanjutnya proses pengetikan. Setelah Gross Akte siap, maka Gross Akta akan kembali di cek oleh Kasie 4 dan akan di tanda tangai oleh Kasie Hukum Kapal dan Kepalautan. Kemudian akan diserahkan kembali ke Agen bersama dengan Minot. Minot akan di tanda tangani oleh orang yang diberi kuasa dan akan di kembalikan ke Kasie 4 untuk arsip.