BAB V
PEMBAHASAN
A.
TATAKERJA AGEN DAN PROSEDUR SEBELUM KEDATANGAN KAPAL
1.
Tata kerja agen sebelum kedatangan kapal.
PT. Tri elang jaya maritim banjarmasin menerima penunjukkan sebagai agen
atas kapal tertentu dari perusahaan yang menunjuk sebagai agen atas kapa
tertentu dari perusahaan yang menunjuk dalam hal ini kapal yang di ageni oleh
PT. Tri elang jaya maritim. Penunjukkan ini berdasarka alasan bahwa perusahaan
tersebut tidak memiliki cabang di mana kapalnya bersandar. Penunjukkan ini
bertujuan agar selama kapal bersandar di pelabuhan yang dimaksud, segala
kebutuhan / keperluan kapal saat bersandar di pelabuhan yang dimaksud yaitu
pelabuhan Tri Sakti banjarmasin.
Sebagai agen terhadap kedatangan kapal PT. Tri Elang jaya maritim
banjarmasin mempunyai tugas umum yang harus di jalankan, adapun tugas tersebut
adalah sebagai berikut :
a.
Kepengurusan
tentang dokumen – dokumen yang berkaitan dengan kapal datang dan kapal
berangkat.
b.
Mengurus tentang
segala sesuatu yang dibutuhkan kapal paa saat bersandar seperti air tawar,
bahan bakar, listrik, pandu, tambat, labuh, dan lain – lain.
c.
Mengurus kebutuhan
ABK (anak buah kapal)
d.
Menerima, mengurus
dan menyerahkan dokumen kapal kepada syahbandar.
e.
Mengurus dan
menyelesaikan administrasi dan pembayaran disbursment kapal.
f.
Mengadakan hubungan
dengan instansi – instansi yang tekait untuk kedatangan dan keberangkatan kapal
seperti otoritas pelabuhan / syahbandar, bea cukai, imigrasi PT. (persero)
Pelabuhan indonesia, karantina, kesehatan, dll
Dalam menunjang kegiatan di pelabuhan, peran keagenan sangat penting dan diperlukan
demi kelancaran kegiatan kapal saat bersandar di pelabuhan. Pengurusan
clearance in dan clearance out adalah merupakan kegiatan pokok yang ditangani
oleh agen mengenai hal kedatangan kapal. Selaku agen, sebelum kapal memasuki
pelabuhan, keagenan PT. Tri Elang ajaya maritime banjarmasin terlebih dahulu
harus mempersiapkan dokumen – dokumen yang diperlukan untuk penanganan kapal
saat akan memasuki pelabuhan, dan kemudian wajib mengurus serta menyelesaikan
clearance in dengan berbagai instansi.
2.
Prosedur sebelum kedatangan kapal
a. Clearance in di otoritas pelabuhan
Awalnya agen pelayaran menerima master cable dari kapten
kapal bahwa kapalnya akan bersandar di pelabuhan. Lalu agen pelayaran mengirim
pemberitahuan Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut (RKSP) secara on line kepada
Bea Cukai. Setelah mendapatkan nomor RKSP serta mendapatkan manifest inward
agen pelayaran wajib mengurus clearance in di otoritas pelabuhan. Adapaun
dokumen – dokumen yang diperlukan untuk clearance in di otoritas pelabuhan
yaitu :
1. RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)
2. ISSC (Internasional Ship Security Certificate)
3. PRKK (Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal)
4. PKKA (pemberitahuan keagenan kapal asing)
5. Manifest (dokumen yang menerangkan tentang barang yang
akan dibongkar atau di muat di pelabuhan)
6. LKKK ( laporan kedatangan dan kebernagkatan kapal)
7. Discharging list (daftar bongkaran)
8. SKS (surat keterangan selesai)
Surat pemberitahuan rencana kedatangan kapal (PRKK)
merupakan dokumen yang disebut clearance in. Dokumen ini diberitahukan kepada
bidang LALA (Lalulintas Laut) dan kepelabuhan yang ditandatangani oleh ketua
SIE, LALA (Lalulintas Laut) dan penjagaan angkatan laut.
Pengurusan clearance in dan clearance out dapat
dilaksanakan bersamaan dengan kepengurusan clearance in. Ini bertujuan agar
kepengurusan lebih mudah dan cepat, juga untuk menghindari kegiatan yang
berulang – ulang. Tetapi dengan catatan yaitu kondisi tertentu, dimana kegiatan
bongkar muat yang dilaksanakan oleh kapal kurang dari 24 jam.
b. Meeting di TPKS (terminal peti kemas)
Agen melaksanakan meeting di TPKS 1 x 24 jam sebelum
kedatangan kapal. Rapat tidak hanya dihadiri oleh satu agen perusahaan
pelayaran, tetapi juga agen dari perusahaan pelayaran lain yang sama – sama
akan menyandarkan kapalnya pada jadwal / hari yang sama.
Meeting di TPKS mempunyai tujuan untuk meminta ijin
kepada pihak terkait guna pemakaian dermaga untuk menyandarkan kapalnya,
sehingga dalam pemakaian dermaga tidak terjadi tabrakan jadwal dengan kapal
dari agen lain karena sebelumnya sudah terjadwal. Meeting di TPKS juga
bertujuaan untuk memutuskan berapa lama kapal akan bersandar di dermaga sesuai
dengan berapa banyak barang yang akan dibongkar serta barang yang akan di muat.
Kemudian agen perusahaan pelayaran memeritahukan kepada bagian Perencanaan dan
pengendalian di TPKS tentang rencana mengenai kedatangan kapal. Setelah
menerima informasi tersebut kemudian bagian perencanaan menggambar rencana
sandar kapal (ship berthing plan / berth allocation ) di papan rencana sandar.
Ini bertujuan untuk menentukan dimana posisi kapal akan disandarkan, menentukan
crane mana yang akan dipakai, serta draft (kedalaman) di dermaga tidak sama
antara bagian depan dan depan yang sesuai, kemudian setelah hasil gamabar
disetujui oleh wakil perusahaan palayaran, kemudian para wakil dari perusahaan
pelayaran tersebut menandatangani hasil dari gambar tersebut di papan untuk
selanjutnya difoto copy sebagai bahan rapat di PPSA atau PT. Pelabuhan
indonesia III Tri Sakti Banjarmasin.
Pada saat melakukan meeting di TPKS dokumen – dokumen
yang di jadikan lampiran adalah sebagai berikut :
1. Surat pernyataan kerja bongkar muat
Dokumen pelayanan kapal untuk persiapan kegiatan bongkar
dan muat container.
2. Permintaan pelayanan kapal dan barang (PPKB)
Dokumen permintaan pelayanan kapal dan barang khususnya
penggunaan crane, angkutan truck, air bersih, bahan bakar, dan pemanduan kapal.
Lampiran – lampirannya yaitu :
1. Master cable
2. Manifest
3. Stowage plan
4. Shipping order
5. Surat ukur
6. Surat status pelayaran
7. CVIA
3. Daftar dokumen penambat kapal
Merupakan dokumen yang diperlukan dalam kelancaran kapal
bersandar di dermaga.
4. Ststement of fact
Dokumen yang menyatakan bahwa perusahaan pelayaran
bertanggung jawab sepenuhnya terhadap muatan yang akan dibongkar dan dimuat
kekapal apabila nantinya terjadi claim atas kerusakan, kehilangan ataupun
kekurangan dari barang tersebut.
5. Berita acara
Dokumen yang menerangkan bahwa di TPKS benar – benar
telah dilaksanakan meeting.
c. Meeting di PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap)
Perusahaan pelayaran mengajukan dokumen PPKB (permintaan
pelayanan kapal barang) beserta lampirannya kepada divisi jasa dan kepanduan
guna pelayanan kapal dan barang. Yang membedakan meeting di TPKS dengan meeting
di PPSA adalah pelayanan di TPKS mengenai peng
d. Pemberitahuan kepada imigrasi
Agen menyerahkan surat pemberitahuan kedatngan kapal
kepada petugas imigrasi untuk ikut pemeriksaan di atas kapal .
e. Pemberuitahuan kepada karantina kesehatan pelabuhan
Agen pelayaran menyerahkan surat pemberitahuan kesatangan
kapal kepada petugas kesehatan untuk ikut pemeriksaan di atas kapal.
Selanjutnya agen pelayaran hanya tinggal menunggu kedatangan kapalnya.
B.
KEGIATAN AGEN MENJELANG KEDATANGAN KAPAL
Kegiatan yang dilakukan oleh PT. Tri Elang Jaya Maritim
Banjarmasin selaku agen dari perusahaan pelayaran saat kapal tiba yaitu :
1. Agen malakukan komunikasi dan berkoordinasi dengan pihak
kapal melalui radio operator yang bertujuan untuk memonitor kedatangan kapal.
Kegiatan ini juga bertujuan untuk memantau apakah dalam memasuki daerah
pelabuhan kapal mengalami kendala.
2. Meninjau keadaan kapal akan bersandar, sesuai hasil
meeting di TPKS dalam ship berth plan / berth allocation.
3. Mengontrol tentang kesiapan pihak – pihak yang terkait
dengan pemeriksaan di atas kapal, juga degan pihak TPKS mengenai kesiapan TKBM
(Tenaga Kerja Bongkar Muat ) dan peralatan bongkar muat, karena TPKS dalam hal
ini adalah selaku PBM (Peusahaan Bongkar Muat) .
4. Selain pihak – pihak di atas, agen juga harus
berkoordinasi dengan pihak pandu kapal, untuk memandu kapalnya memasuki dermaga
pelabuhan.
C.
TUGAS AGEN SAAT KAPAL BERSANDAR DI DERMAGA
Pada saat kapal akan merapat di dermaga, perhitungan
seorang agen sangat dibutuhkan. Yaitu dalam menghitung jarak yang tepat antara
posisi palka kapal dengan jarak posisi crane, ini bertujuan untukmemudahkan
proses bongkar muat container.
Selanjutnya bersama pihak – pihak yang terkait yaitu,
imigrasi, karantina kesehatan pelabuhan, agen naik ke kapal. Bendera kuning di
kibarkan selama kapal masih dalam pemeriksaan. Agen kemudia mengambil dokumen –
dokumen kapal untuk proses pengurusan clearance. Dokumen – dokumen tersebut
disusulkan untuk mendukung clearance in dan clearance out, dikarenakan kegiatan
bongkar muatnya kurang dari 24 jam.
Selain itu agen pelayaran juga melaporkan kelengkapan dan
masih berlaku atau tidaknya sertifikat kapal yang dimiliki oleh kapal tersebut
yaitu direkap dalam memorandum surat – surat kapal yang nantinya ditandatangani
oleh kapten kapal selaku pembuat memorandum tersebut. Setelah ditandatangani
kemudian memorandum tersebut dibawaoleh agen untuk clearance out di Port
Autority untuk diperiksa. Adapaun sertifikat yang tercantum dalam memorandum
tersebut adalah :
1. Last port clearance (Clearance pelabuhan sebelumnya)
2. Certificate of registry (sertifikat kebangsaan kapal)
3. Crew list (daftar ABK)
4. International Ship Security Certificate (sertifikat
keamanan kapal)
5. Cargo Ship Safety Radio Certificate (sertifikat keamanan
radio)
6. Cargo Ship Safety Construction Certificate (sertifikat
kemanan bangunan kapal)
7. International Air Prevention Certificate (sertifikat
bebas polusi udara)
8. Cargo Ship Safety Equipment Certificate (sertifikat
keamanan perlengkapan)
9. International Load Lines Certificate (sertifikat lambung
timbul)
10. International oil pollution prevention certificate
(sertifikat bebas polusi minyak)
11. Certificate of classification (sertifikat klasisfikasi
kapal)
12. Document Of Compliance (dokumen penyesuaian manajemen
keselamatan)
13. International Tonnage Certificate (surat ukur)
14. Minimum Safe Manning Certificate (sertificate keamanan
ABK )
15. Ship Sanitation Control Xemption Certificate (sertifikat
bebas tindakan sanitasi kapal)
Selain mengambil dokumen – dokumen
kapal untuk kebutuhan xlearance, agen juga memberikan general stowage
plan kepada operator crane, tally, dan juga kepada chief officer, general
stowage plan berisi tentang gambar posisi.
D.
TUGAS PIHAK YANG TERKAIT SETELAH KAPAL BERSANDAR.
Pihak – pihak yang terkait juga memiliki tugas masing –
masing selama kapal bersandar di pelabuhan. Adapun tugas dari masing – masing
pihak yaitu :
1. Direktorat Jendral Bea Dan Cukai
Tugas direktorat jendral bea dan cukai selama kapal
bersandar yaitu :
a. Menerbitkan in ward manifest sebelum kapal tiba, dokumen
ini berisikan daftar nama barang yang akan di bongkar, di lampiri dengan
manifest barang yang akan di bongkar.
b. Menerima lembaran pemeriksaan kapal dari agen, lembaran
ini sudah diisi oleh kapten kapal, lembaran tersebut adalah:
1. Rekap Bongkar Muat
jumlah banyaknya barang yang dibongkar dan di muat
2. Surat Pernyataan (statement letter)
Surat yang berisi pernyataan master kapal tentang keadaan
kapal beserta brang yang di bongkar dan di muat.
3. Surat Pernyataan (declaration)
Pernyataan yang berisi bahwa kapa sudah diperiksa.
4. Pabean Urusan Laut (customs marine)
Berisi barang dalam kapal, data kapal, dan agen kapal.
5. Arrival Particular
Berisi data – data kondisi kapal pada waktu tiba di
pelabuhan.
c. Bea cukai menerima beberapa lembaran surat sebagai
keterangan pelengkap dari agen yang telah ditanda tangani kapten kapal, yaitu :
1. Ship Store Declaration
Pernyataan tentang jenis – jenis barang yang tersimpan di
dalam kapal dan jumlahnya.
2. IMO crew effects declaration
Benda – benda yang dimiliki oleh kapten kapal dan anak
buahnya.
3. Nil List
Berisi hal yang tidak terdapat di kapalnya.
4. Ports of call
Menerangkan pelabuhan – pelabuhan yang telah disinggahi
dan akan disinggahi.
5. Menerangkan jumlah dan nama ABK. serta tanggal lahir dan
asal negaranya.
2. PT. (persero) pelabuhan indonesia III banjarmasin
PT. (persero) pelabuha indonesia III tri sakti bertugas
menyediakan dermaga, lapangan penimbunan barang, serta jasa pandu untuk kapal
pada saat akan bersandar di dermaga pelabuhan Tri Sakti banjarmasin, setelah
menerima PPKB.
3. Karantina kesehatan pelabuhan
Tugas dari karantina kesehatan pelabuhan setelah kapal
bersandar di pelabuhan adalah :
a. Meminta bukti clearance dari pelabuhan sebelumnya.
b. Mencegah timbul dan penyebaran penyakit, bila timbul
penyakit mana pihak karantina wajib melakukan penanggulangan, karantina
dilakukan apabila pengobatan penyakit tidak bisa ditangani.
c. Mengecek dokumen – dokumen yang terkait dengan kesehatan
kapal, seperti maritim declaration of health.
4. Imigrasi pelabuhan
Tugas dari imigrasi pelabuhan setelah kapal bersandar di
pelabuhan adalah :
a. Mencegah masuknya imigran gelap yang masuk ke wilayah
indonesia.
b. Memeriksa imigration clearance dari pelabuhan sebelumnya.
c. Memeriksa dokumen – dokumen yang berhubungan dengan
keimigrasian seperti daftar anak buah kapal, paspor, daftar penumpang (bila
ada)
d. Menegluarkan pass jalan (short pass) untuk crew kapal.
5. Port Autority
Tugas dari Port Autority setelah kapal sandar di
pelabuhan adalah :
a. Mengawasi dan menjaga keselamatan kapal selama berada di
pelabuhan
b. Menerima dan memeriksa dokumen – dokumen kapal yang
diterima dari agen perusahaan pelayaran yang digunakan untuk keperluan
clearance in dan clearance out.
6. Kesatuan Penjaga Laut Dan Pantai
Tugas KPLP yaitu :
a. Menjaga dan memantau barang – barang muatan yang
tergolong berbahaya (danger cargo)
b. Dibawah kendali administrator pelabuhan menjaga wilayah
pelabuhan baik wilayah daratan maupun perairan.
7. Kesatuan Pelaksana Pengamanan Pelabuhan (KPPP)
Dibawah wewenang ADPEL dan administratif di bawah
POLTABES, instansi KPPP menangani keamanan dan ketertiban umum di dalam daerah
keja pelabuhan.
Selanjutnya setelah instansi – instansi terkait yang
bertugas memeriksa kapal (imigrasi, karantina kesehatan pelabuhan) bersama agen
perusahaan pelayaran selesai melaksanakan pemeriksaan di kapal dan menyatakan
bahwa kapal tidak memiliki masalah, instansi terkait turun meninggalkan kapal.
Sedangkan stevedoor dari PBM (perusahaan bongkat muat) naik ke kapal untuk
melaksanakan tugas – tugasnya.
E.
PROSEDUR DAN TATA KERJA AGEN TERHADAP KEBERANGKATAN KAPAL
Sebelum Kapal Meninggalkan Pelabuhan, maka kapal harus
menyelesaikan formalitasnya terlebih dahulu kepada instansi – instansi yang
bersangkutan agar diberi ijin untuk meninggalkan pelabuhan dan belayar menuju
pelabuhan pendaftaran berikutnya.
Adapun tugas agen terhadap keberangkatan kapal adalah :
1. Mengambil dan menyerahkan dokumen - dokumen kapal keada pihak kapal yang
disimpan oleh syahbandar.
2. Mengurus segala sesuatu untuk clearance out pelabuhan
3. Menyelesaikan administrasi pelabuhan baik itu kapal pandu
keluar maupun untuk administrasi jasa pelabuhan
4. Memberi pelayanan terakhir terhadap keperluan kapal dan
awak kapal yang diageni.
5. Menghubungi instansi – instansi terkait yang berhubungan
dengan keberangkatan kapal.
Selain agen, pihak – pihak yang terkait juga memiliki
tugas masing – masing untuk penyelesaian dokumen terhadap keberangkatan kapal
(clearance out)
F.
TUGAS PIHAK YANG TERKAIT TERHADAP KEBERANGKATAN KAPAL
1. Kantor kesehatan (Karantina) pelabuhan Tri Sakti
Banjarmasin
Menerima permohonan keberangkatan kapal yang didalam
tercantum mengenai tanggal, jam keberangkatan dan pelabuhan tujuan kapal serta
keterangan apakah kapal dalam keadaan terisi muatan atau kosong, kemudian
kantor kesehatan pelabuhan mengeluarkan Port Health Clearance. Apabila kapal
membawa muatan hewan, maka pihak karantina mengeluarkan sertifikat kesehatan
untuk hewan – hewan yang di bawa. Sertifikat ini harus di teruskan ke
syahbandar sebagai clearance dari karantina hewan.
Adapun dokumen yang di lampiri untuk clearance out di
kantor kesehatan, meliputi :
a. Health book (buku kesehatan)
b. Maritime declaration
c. Port of call
d. Crew list
2. Adpel / syahbandar
Petugas syahbandar akan melakukan clearance out kapal
yang meliputi :
a. Pemeriksaan dokumen – dokumen kapal dan surat – surat
penting lainnya dari ABK.
b. Mengecek ulang kwitansi – kwitansi pembayaran.
c. Memeriksa isi surat pernyataan keberangkatan kapal dan
surat pemberitahuan awal kedatangan keamanan kapal yang di tanda tangani kapten
kapal.
d. Meneliti clearance dari instansi – instansi yang berwenang
lainnya seperti :
1. Clearance dari imigrasi
2. Clearance dari karantina kesehatan
3. Clearance dari adpel di bidang LALA (lembar CO) beserta
lampiran – lampiran pendukungnya.
Apabila semua clearance telah di ajukan pada instansi –
instansi yang berwenang dan dinyatakan telah memenuhi syarat oleh syahbandar,
maka dibuatlah surat ijin berlayar (SIB). Sambil menunggu pengajuan permohonan
keluar pelabuhan, maka agen PT. Tri Elang Jaya Maritim Agency Banjarmasin
mengajukan permohonan untuk pandu keluar, dimna surat izin berlayar ini berlaku
24 jam.
e. Dokumen – dokumen yang di lampirkan untukmendapatkan SIB
meliputi :
1. Heatlh Book (Buku Kesehatan)
2.
Ast port Clearance
(SIB pelabuhan Asal)
3.
Crew List (Daftar
ABK)
4.
Lembar keterangan
selesai (CO) dari ADPEL kabid LALA (lalu lintas laut)
5.
Clearance dari
imigrasi setempat
6.
Clearance dari
karantina setempat
3) PT. (persero) Pelabuhan III banjarmasin
Menerima surat model IA untuk divisi uasaha yang di
lampiri surat ijin berlayar (SIB) Tugas PT (persero) pelabuhan indonesia III
banjarmasin yang terakhir adalah :
a.
Menerima pedoman
pandu yang sesuai dengan ketentuan dan petunjuk berdasarkan menteri perhubungan.
b.
Mengadakan pemanduan kapal dari tempat
bertambat sampai keluar daerah pelabuhan. Sebelum itu pandu menyatakan
pemeriksaan mengenai :
1.
Lambung timbul
kapal
2.
Layak laut
3.
Muatan kapal
4.
Kemungkinan adanya
pelanggaran – pelanggaran terhadap peraturan pelabuhan
Apabila
menjumpai hal – hal yang membahayakan terhadap keselamatan kapal dan adanya
pelanggaran terhadap peraturan, diharuskan segera melapor ke syahbandar
diserahkan kembali kepada nakhoda kapal dan pemanduan telah siap pula untuk
memandu kapal keluar pelabuhan.
G.
PROSEDUR DAN TUGAS AGEN SETELAH KEBERANGKATAN KAPAL
Setelah
kapal selesai melaksanakan kegiatan bongkar muat dan telah melaksanakan seluruh
clearance out serta mendapatkan SIB, maka kapal langsung dapat meninggalkan
pelabuhan, kemudian pihak agen pelayaran membuat departure ship’s condition
yang menerangkan kondisi kapal pada waktu kapal berangkat di pelabuhan tujuan.
Disamping itu, agen pelayaran juga membuat laporan kepada pihak – pihak lain
meliputi :
1.
Membuat departure
condition untuk next port (pelabuhan selanjutnya)
2.
Membuat TDR
(terminal departure report)
3.
Membuat LKKK
(laporan kegiatan kedatangan dan keberangkatan kapal)
4.
Membuat laporan
realisasi kegiatan kapal di pelabuhan kepada PT. (persero) pelabuhan indonesia
III
H.
PENGURUSAN BIAYA ADMINISTRSI OLEH AGEN SETELAH
KEBERANGKATAN KAPAL
Selain
membuat laporan kepada pihak – pihak di atas, agen juga wajib meyelesaikan
biaya administrasi kepada pihak – pihak yang terkait, antara lain yaitu :
1.
Pembayaran uang
rambu / uang sarana bantu navigasi kepada ADPEL / syahbandar
2.
Pembayaran
pelayanan jasa kapal dan barang kepada PT, persero pelabuhan indonesia III
banjarmasin
3.
Pembayaran jasa
pemanduan, penundaan, penambatan kepada PT. (persero) pelabuhan III banjarmasin
4.
Pembayaran jasa
penerbitan In ward dan Out ward manifest kepada Bea Cukai.